Reco
2002-09-14, 08:46 PM
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http://www.cyut.edu.tw/%7Eckhung/published/997nodoc.shtml
我不用 .doc 檔
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你會看到這篇文章, 可能是因為你和我一樣, 經常為了收到 .doc 檔而困擾; 也可能是因為你發出去的 .doc 檔造成了別人的困擾. 這篇文章代表受害者的吶喊: 「我不想買這套品質與價格不相稱的軟體, 請不要逼我非法拷貝!」
「大家都用 MS Word, 收發 .doc 檔怎麼會是困擾呢? 」 首先, 並不是大家都用 MS Word -- 有很多人的電腦裡面連 MS Windows 都沒有, 更不可能有 Word. 其次, 很多人都在做的事情, 未必就傷害不到別人. 廿年前, 「大家」都在密閉的公共場所製造二手煙, 所以大家都應該乖乖地吸二手煙嗎?
這篇文章的目的不在責難你, Word 的使用者, 因為責任可能不在你身上, 而在教 Word 的老師及寫書的作者身上. 身為專業人士, 他們有義務 (但卻可能沒有) 告訴你: 在徵得對方的同意之前, 就直接將你的「最新版」 .doc 檔寄給別人, 是不道德的. 這篇文章的目的在於:
向社會大眾解釋, 為什麼有很多重視「資訊內容」 甚於「文件外觀」的資訊專業人員不願意使用 Word;
呼籲 Word 使用者尊重別人選擇不用 Word 的自由, 不要隨便寄 .doc 檔給別人 (就像其他人應該尊重 Word 使用者關起網路, 在自己的機器上使用 Word 的自由一樣);
呼籲舊版的 Word 使用者及不使用 Word 的朋友勇敢地站出來, 理性而堅決地拒收 .doc 檔.
首先, .doc 檔佔用很大的空間. 以這篇文章為例, 如果存成 .doc 檔大約是本來 (.html 檔) 的 5 倍. 「現在的硬碟容量很大, 我們何必在乎浪費一點空間呢?」 平時是無所謂; 但是當你要把檔案備份到軟碟上時, 就有差別了. 雖然壓縮可以解決部分問題 (壓縮後的 .doc 檔還是比壓縮後的 .html 檔要大), 但有很多人正因為嫌多了這一道手續麻煩, 或者因為壓縮後檔案仍舊太大, 而不願意經常作備份.
我不用 .doc 檔, 所以每天可以很輕鬆地把所有文件備份 2 至 3 次, 也因而從來沒有遺失大量文件的痛苦 -- 因為一年來所有的講義, 考卷, 網頁,... 等等文件, 可以壓縮在一張磁片上.
其次, .doc 檔會攜帶病毒. Word 的巨集功能很強, 但也因此讓有心人很容易在 .doc 檔中摻入破壞的指令, 導致收到 .doc 檔的人 "腦毀碟亡", 如果你很少使用巨集功能, 卻因 .doc 檔內的巨集病毒而經常中毒, 更是冤枉.
我不用 .doc 檔, 因此從來不受巨集病毒侵襲.
更糟糕的是, 不同版本之間的 .doc 檔相容性很低. 大家都知道, 新版的 Word 一出來, 所有消費者非升級不可, 因為新版的 .doc 檔在舊版的 Word 中無法讀取. 大家都升級了, 如果我不升級, 收到新版的 .doc 檔就糟了. 「那當然啊, 新版的程式可以讀舊版的檔案, 舊版的程式怎麼可能讀新版的檔案呢?」 如果 MS Word 的推銷員這樣告訴你, 那麼他不是缺乏專業知識就是在欺騙你. 舊版的程式自然無法處理新版中增加的功能；但是至少應該把 新版的 .doc 檔案中舊的功能 顯示出來.
舉例來說, 假設舊版的 Word 只能處理文字與圖片, 而新版的 Word 可以在文件中安插動畫與聲音. 如果別人用新版的 Word 製作出一 份具有聲光效果的 .doc 文件交給我, 舊的 Word 有責任把文字與靜態的圖片顯示出來, 而不是完全拒絕開啟檔案. 當然如果想看聲光效果, 那就必須使用新版的 Word 了.
舊版的 Word 有責任這麼做, 可是從來沒有這麼做. 為什麼? 聰明如你者, 應該可以猜到答案, 請容我賣個關子. [1] 撇開政治因素不談, 純綷從技術角度考量, 使用者對 Word 的有這樣的要求絕對是合理的.
你一定上過一些網站, 上面建議你升級瀏覽器, 要不然看不到最新最炫的功能. 如果我們就是不升呢? 這一頁完全都看不見了嗎? 當然不是, 我們還是可以看到文字和靜態的圖案. 你知道嗎? 自從有 WWW 以來, .html 檔案格式從 2.0, 3.2, 4.0, xhtml 1.0, ... 升級了許多次. [2] 可是因為 .html 檔案格式符合上述的要求, 而大部分的瀏覽器在這方面也配合得好, 所以用舊的瀏覽器還是可以看新版網頁中的文字與靜態圖表, 大不了只是少看一些最新最炫的功能而已. 大部分使用者不知道 (也不需要知道) .html 檔案格式的更迭, 不需追逐流行盲目升級, 仍舊可以上網 (這篇文章的原文網頁用的就是比一般 .html 更新的 xhtml 1.0 格式). 誰說舊版的程式不可能讀新版的檔案呢?
我不用 .doc 檔, 所以從來沒有「為誰而升級, 為何而升級」的因擾.
微軟的 .doc 檔還有侵犯個人隱私權的問題. 你所製作的 .doc 檔當中, 含有你的電腦的網卡編號 (就像網卡的身份證或指紋一樣, 全世界每張網卡有獨一無二的 MAC 編號), 如果有必要, 可以由此查出這份文件是在那一部電腦上製作的. [3] 雖然微軟如此做的目的可能只是在追蹤非法的使用者, 但是對合法使用者而言仍舊是一種隱私的侵犯.
那麼我究竟用什麼檔案格式來儲存我的資料呢? 如果不需要排版, 我用最簡單的純文字檔 (記事本可開啟的檔案格式); 如果需要製作圖表、粗體、底線等, 那就用 .html 檔.
Html 檔佔用的空間小, 不攜帶病毒 (如果你不隨意打開 scripting 功能的話). 更重要的是, 它是一個公開的標準, 不受任何單一廠商的控制. 一方面新版 html 格式必須由大家共同定義, 另一方面所有生產處理 html 檔的工具 (例如 Front Page/Internet Explorer 與 Netscape Composer/Navigator) 的公司都必須公開競爭, 所以即使有那一家公司企圖強迫推銷它新版的瀏覽器, 也不敢刻意預先移除舊版中讀取新版 html 檔的功能. 也由於 html 的公開特性, 所以我製作的檔案在任何作業系統或硬體平台上, 只要有瀏覽器都可以讀. 甚至在沒有瀏覽器的系統下, (例如 DOS), 只要用純文字編輯器 (例如 edit) 就可以看到大部分的文字資訊. 對與我交換檔案的人而言, 他不需要為了解讀我傳過去的檔案而購買新的軟體; 對我自己而言, 可以不受時空限制, 在任何有電腦的環境下把自己的檔案叫出來處理.
我不用 .doc 檔, 所以我提供給他人的檔案不會間接成為替微軟公司強迫推銷文書處理器的行銷工具; 我用 .txt 與 .html 檔, 所以我可以在任何人提供的電腦環境下讀取/修改我的檔案.
那麼過去所有的 .doc 檔要如何處理呢? 所幸 Word 7.0 以後的版本提供了 「將檔案存成 html 格式」 的功能. 當然轉換的過程, 可能會打亂版面, 但至少重要的文字, 表格、圖形資訊都還能夠保存. 這裡有一部分原因固然是由於舊的 html 檔案格式的表達能力不如 .doc 檔的表達能力, 但 Word 本身對 html 支援不力也是原因之一.
有沒有其他更好的轉換工具呢? 筆者個人對這方面沒有研究, 然而即便有, 恐怕一來選擇不多 (因為 .doc 格式為微軟一家公司所專有), 二來價格可能不低 (因為其他公司若要合法讀取 .doc 檔必然需要徵得微軟同意) 或功能不齊全 (例如自由軟體 OpenOffice 與 KWord 都可以讀, 但因為拿不到正確的規格書, 所以支援並不完整) 另外曾有讀者認同筆者觀點, 但發覺沒有可以 「批次處理」的工具, 必須逐一人工轉換, 曠日廢時. 但筆者認為長痛不如短痛: 如果你現在不轉, 只要你繼續使用 .doc 檔, 每代 .doc 檔案格式更新, 就要辛苦一次 (除非你的舊檔案沒有保留的價值) 否則有一天連新版的 word 都沒有辦法讀舊版的 .doc 檔, 你的舊文件備份將全部都變成廢物. 換句話說, 轉換不易不是 .doc 轉成 .html 的問題, 而是使用 .doc 檔的「永續問題」. 辛苦一次, 把它轉成公開的檔案格式, 從此以後你就自由了. 例如筆者的網頁, 原本是「手工打造」, 不太標準的 html 2.0 網頁; 後來靠一個命令:
tidy `find ~/public_html -name '*.*htm*'`
就能夠把所有檔案升級為符合 w3c 標準的 xhtml 格式. [4]
我用格式公開的 .html 檔, 所以我知道將來軟體科技進步, 我的文件檔案格式必須更新時, 必定有很多良性競爭的轉換工具可以讓我選擇.
那麼我建議政府機關與公司行號使用那一套文書處理軟體來取代 MS Word 呢? 即使我對不同軟體之間的優劣作過比較, 也很難給一個完全客觀的建議, 更何況我都不熟 (我的 html 文件全部是用 vi, 一個類似記事本的簡單工具打出來的). 我個人認為最重要的判斷原則是: 它所產生的 .html 檔, 是否離標準格式不遠, 可以用 tidy [4] 處理? 至於軟體, 我只知道目前 StarOffice 對於 .doc 檔的支援似乎比較完整 (方便你將現有的 .doc 文件轉出來); 而 AbiWord, SiagOffice, KOffice, OpenOffice 等等則是跨越作業平台, 程式原始碼開放的自由軟體 [5], 待他們成熟之後, 也可能是我會推薦給一般社會大眾的軟體. 但是其實只要大家都使用公開的 html 格式來儲存/交換資訊, 選擇合適順手的軟體, 應該是每個人的自由. 就像每個單位甚至個人都有權利自己選擇電話機的品牌一樣, 只要大家都使用相同的電話線接頭, 不需要有所謂的「指定品牌電話機」. 企業內部甚至可以允許每位員工選擇繼續使用 6.0 版, 97 版, 或 2000 版等等不同, 不統一版本的 MS Word 來編輯, 然後儲存成 .html 檔. 來交換. 要不要用 MS Word 不是重點. 軟體不是重點. 重點是你所採用的 檔案格式 是否允許你方便地與他人交換, 允許你拒絕升級軟體, 是否允許你改用其他軟體.
找出一套替代 Word 的文書處理軟體, 並且全面推廣/規定全國使用, 是否有必要呢? 我建議可以想想看孫中山先生會怎麼回答這個問題: 「我們不要溥儀做皇帝, 那應該要讓誰來做皇帝呢? 」
一旦你決定改用 .html 格式存檔, 你會發現你對軟體的選擇不僅止於文書處理軟體 -- 任何作業系統上的任何製作網頁的工具, 也都在你的選擇之列. 除了知名 (但品質未必好) 的 MS FrontPage 與 Netscape Composer 之外, 你也可以在 sourceforge.net 或是 freshmeat.net 底下搜尋 html editor, 找到很多編輯軟體. 雖然目前很多還不支援中文; 有些還沒有 MS Windows 版 (也許該認真考慮把躲在公司角落裡的 Linux 或 FreeBSD 伺服器改裝成桌上型電腦了?) 光是知道 .doc 檔之外的世界有多麼自由, 就非常令人興奮了. 而且從實際的角度考量, 你還有很多編輯 .html 檔的版權專屬軟體可以選擇.
我用格式公開的 .html 檔, 我有選擇不同文書排版軟體, 甚至是網頁製作軟體, 來製作/處理文件的自由
目前的網頁排版軟體或許沒 Word 對文件版面的控制來得細膩; 至於基本的文字、圖表、字體等等功能, 網頁排版軟體未必遜色. 更何況隨著 html 檔案格式與相關技術的進步, 網頁排版軟體的成熟只是時間的問題. [6] 企業對外的窗口, 或許需要不斷更新, 買一兩套最新版的 Word 以滿足客戶的要求; 至於自己內部看的文件,"外觀" 比 價格 / 效率 / 交換方便 / 容易拒絕升級 / 有許多軟體可以選擇 更加重要嗎? 只因為堅持要用少數只有 .doc 有, 而 .html 沒有的功能, 值得付出這麼多的代價嗎? 如果你遇到連網頁排版軟體都無法解決的版面問題, 那麼, 恕我直言, 在大多數情況下, 需要考慮放棄的可能不是網頁排版軟體, 而是這個僵硬的文件格式規定或排版習慣. 我只能說我個人認為文件的內容與攜帶的資訊及可攜性比文件的外觀重要. 更何況在這個網路時代, 讓所有的文件作隨時可以上網的準備不是比較有前瞻性嗎?
我用 html 檔, 所以我所有的文件隨時都可以上網公佈.
就像醫師建議大家不要抽煙, 不要 吸毒 一樣, 我也建議大家避免使用 .doc 檔. 當然選擇繼續抽煙, 或選擇繼續使用 .doc 檔, 這是你個人的自由; 但也請你尊重別人拒抽二手煙, 拒用 .doc 檔的自由.
不使用 Word 或只有舊版 Word 的朋友們, 下次再收到讀不出來的 .doc 檔時, 該怎麼辦? 寄件人可能不不了解 .doc 檔的陷阱, 所以請不要責怪他; 但是「禮貌而堅定地拒收 .doc 檔」, 是你的權利. 請把這篇文章的 URL 給他, 把這個 html 檔寄給他, 或乾脆印出來給他看, 告訴他: 「我沒有辦法讀你的 .doc 檔, 請不要強迫我買 MS Word」.
後記
感謝 simon 與 imacat 及網路上許多朋友的建議與指教; 感謝 shipei, minipai, 古墓劍仙 提供/修改圖案.
筆者邀請大家選一個 [我不用 .doc 檔] 圖案 貼到您的網頁上, 並用 hyperlink 指向本文.
其實 .doc 檔不是唯一的問題, 只是非資訊人員最容易遇到的問題; 最重要的還是大家應該尊重「公開檔案格式與通訊協定」的觀念. 有興趣深究的讀者請參考另一篇拙作: 「維護接駁資訊的權利, 消費者自求多福」 http://www.cyut.edu.tw/~ckhung/published/013if.shtml 上面提到的賣關子, 在「維護」一文當中有解答.
參考資料
http://www.cyut.edu.tw/~ckhung/resource/index.shtml#ms_tricks
http://www.w3.org/TR/
http://byte.com/features/1999/03/win98priv1.html href="http://www.news.com/News/Item/0,4,33413,00.html http://security.pharlap.com/regwiz/index.htm
http://www.w3.org/People/Raggett/tidy/
http://www.abisource.com/, http://siag.nu/, http://www.koffice.org/kword/, http://www.openoffice.org/ (台灣映射: http://toget.pchome.com.tw/intro/business_suite/13037.html, http://toget.pchome.com.tw/intro/unix_texteditor/10876.html )
例如 Cascading Style Sheet 技術 http://directory.google.com/Top/Computers/Programming/Internet/CSS
http://slashdot.org/features/99/06/25/1810223.shtml
http://www.linuxfab.cx/indexNewsData.php?NEWSID=1943 "真正微軟殺手 ─ 開放性檔案格式"
http://lwn.net/2000/0504/backpage.phtml, 搜尋 "Protocols, APIs and File Format Libraries".
The Microsoft-Free Office 困難在那裡? 對於永續經營自己的企業有沒有幫助?
http://officeupdate.microsoft.com/2000/downloadDetails/Msohtmf2.htm 如何把 doc 檔存成 html 檔, 讓檔案變得很小.
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本頁最新版網址: http://www.cyut.edu.tw/~ckhung/published/997nodoc.shtml; 你所看到的版本: 22-Jul-2002; 這一層 及 上一層 可能也有相關網頁.
作者: 朝陽科技大學 資訊管理系 洪朝貴
寶貝你我的地球, 請 減少列印, 多用背面, 丟棄時做垃圾分類.
在保持全文完整 (含本段註腳) 的前提下, 歡迎複製及散佈本網頁.
http://www.cyut.edu.tw/%7Eckhung/published/997nodoc.shtml
我不用 .doc 檔
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你會看到這篇文章, 可能是因為你和我一樣, 經常為了收到 .doc 檔而困擾; 也可能是因為你發出去的 .doc 檔造成了別人的困擾. 這篇文章代表受害者的吶喊: 「我不想買這套品質與價格不相稱的軟體, 請不要逼我非法拷貝!」
「大家都用 MS Word, 收發 .doc 檔怎麼會是困擾呢? 」 首先, 並不是大家都用 MS Word -- 有很多人的電腦裡面連 MS Windows 都沒有, 更不可能有 Word. 其次, 很多人都在做的事情, 未必就傷害不到別人. 廿年前, 「大家」都在密閉的公共場所製造二手煙, 所以大家都應該乖乖地吸二手煙嗎?
這篇文章的目的不在責難你, Word 的使用者, 因為責任可能不在你身上, 而在教 Word 的老師及寫書的作者身上. 身為專業人士, 他們有義務 (但卻可能沒有) 告訴你: 在徵得對方的同意之前, 就直接將你的「最新版」 .doc 檔寄給別人, 是不道德的. 這篇文章的目的在於:
向社會大眾解釋, 為什麼有很多重視「資訊內容」 甚於「文件外觀」的資訊專業人員不願意使用 Word;
呼籲 Word 使用者尊重別人選擇不用 Word 的自由, 不要隨便寄 .doc 檔給別人 (就像其他人應該尊重 Word 使用者關起網路, 在自己的機器上使用 Word 的自由一樣);
呼籲舊版的 Word 使用者及不使用 Word 的朋友勇敢地站出來, 理性而堅決地拒收 .doc 檔.
首先, .doc 檔佔用很大的空間. 以這篇文章為例, 如果存成 .doc 檔大約是本來 (.html 檔) 的 5 倍. 「現在的硬碟容量很大, 我們何必在乎浪費一點空間呢?」 平時是無所謂; 但是當你要把檔案備份到軟碟上時, 就有差別了. 雖然壓縮可以解決部分問題 (壓縮後的 .doc 檔還是比壓縮後的 .html 檔要大), 但有很多人正因為嫌多了這一道手續麻煩, 或者因為壓縮後檔案仍舊太大, 而不願意經常作備份.
我不用 .doc 檔, 所以每天可以很輕鬆地把所有文件備份 2 至 3 次, 也因而從來沒有遺失大量文件的痛苦 -- 因為一年來所有的講義, 考卷, 網頁,... 等等文件, 可以壓縮在一張磁片上.
其次, .doc 檔會攜帶病毒. Word 的巨集功能很強, 但也因此讓有心人很容易在 .doc 檔中摻入破壞的指令, 導致收到 .doc 檔的人 "腦毀碟亡", 如果你很少使用巨集功能, 卻因 .doc 檔內的巨集病毒而經常中毒, 更是冤枉.
我不用 .doc 檔, 因此從來不受巨集病毒侵襲.
更糟糕的是, 不同版本之間的 .doc 檔相容性很低. 大家都知道, 新版的 Word 一出來, 所有消費者非升級不可, 因為新版的 .doc 檔在舊版的 Word 中無法讀取. 大家都升級了, 如果我不升級, 收到新版的 .doc 檔就糟了. 「那當然啊, 新版的程式可以讀舊版的檔案, 舊版的程式怎麼可能讀新版的檔案呢?」 如果 MS Word 的推銷員這樣告訴你, 那麼他不是缺乏專業知識就是在欺騙你. 舊版的程式自然無法處理新版中增加的功能；但是至少應該把 新版的 .doc 檔案中舊的功能 顯示出來.
舉例來說, 假設舊版的 Word 只能處理文字與圖片, 而新版的 Word 可以在文件中安插動畫與聲音. 如果別人用新版的 Word 製作出一 份具有聲光效果的 .doc 文件交給我, 舊的 Word 有責任把文字與靜態的圖片顯示出來, 而不是完全拒絕開啟檔案. 當然如果想看聲光效果, 那就必須使用新版的 Word 了.
舊版的 Word 有責任這麼做, 可是從來沒有這麼做. 為什麼? 聰明如你者, 應該可以猜到答案, 請容我賣個關子. [1] 撇開政治因素不談, 純綷從技術角度考量, 使用者對 Word 的有這樣的要求絕對是合理的.
你一定上過一些網站, 上面建議你升級瀏覽器, 要不然看不到最新最炫的功能. 如果我們就是不升呢? 這一頁完全都看不見了嗎? 當然不是, 我們還是可以看到文字和靜態的圖案. 你知道嗎? 自從有 WWW 以來, .html 檔案格式從 2.0, 3.2, 4.0, xhtml 1.0, ... 升級了許多次. [2] 可是因為 .html 檔案格式符合上述的要求, 而大部分的瀏覽器在這方面也配合得好, 所以用舊的瀏覽器還是可以看新版網頁中的文字與靜態圖表, 大不了只是少看一些最新最炫的功能而已. 大部分使用者不知道 (也不需要知道) .html 檔案格式的更迭, 不需追逐流行盲目升級, 仍舊可以上網 (這篇文章的原文網頁用的就是比一般 .html 更新的 xhtml 1.0 格式). 誰說舊版的程式不可能讀新版的檔案呢?
我不用 .doc 檔, 所以從來沒有「為誰而升級, 為何而升級」的因擾.
微軟的 .doc 檔還有侵犯個人隱私權的問題. 你所製作的 .doc 檔當中, 含有你的電腦的網卡編號 (就像網卡的身份證或指紋一樣, 全世界每張網卡有獨一無二的 MAC 編號), 如果有必要, 可以由此查出這份文件是在那一部電腦上製作的. [3] 雖然微軟如此做的目的可能只是在追蹤非法的使用者, 但是對合法使用者而言仍舊是一種隱私的侵犯.
那麼我究竟用什麼檔案格式來儲存我的資料呢? 如果不需要排版, 我用最簡單的純文字檔 (記事本可開啟的檔案格式); 如果需要製作圖表、粗體、底線等, 那就用 .html 檔.
Html 檔佔用的空間小, 不攜帶病毒 (如果你不隨意打開 scripting 功能的話). 更重要的是, 它是一個公開的標準, 不受任何單一廠商的控制. 一方面新版 html 格式必須由大家共同定義, 另一方面所有生產處理 html 檔的工具 (例如 Front Page/Internet Explorer 與 Netscape Composer/Navigator) 的公司都必須公開競爭, 所以即使有那一家公司企圖強迫推銷它新版的瀏覽器, 也不敢刻意預先移除舊版中讀取新版 html 檔的功能. 也由於 html 的公開特性, 所以我製作的檔案在任何作業系統或硬體平台上, 只要有瀏覽器都可以讀. 甚至在沒有瀏覽器的系統下, (例如 DOS), 只要用純文字編輯器 (例如 edit) 就可以看到大部分的文字資訊. 對與我交換檔案的人而言, 他不需要為了解讀我傳過去的檔案而購買新的軟體; 對我自己而言, 可以不受時空限制, 在任何有電腦的環境下把自己的檔案叫出來處理.
我不用 .doc 檔, 所以我提供給他人的檔案不會間接成為替微軟公司強迫推銷文書處理器的行銷工具; 我用 .txt 與 .html 檔, 所以我可以在任何人提供的電腦環境下讀取/修改我的檔案.
那麼過去所有的 .doc 檔要如何處理呢? 所幸 Word 7.0 以後的版本提供了 「將檔案存成 html 格式」 的功能. 當然轉換的過程, 可能會打亂版面, 但至少重要的文字, 表格、圖形資訊都還能夠保存. 這裡有一部分原因固然是由於舊的 html 檔案格式的表達能力不如 .doc 檔的表達能力, 但 Word 本身對 html 支援不力也是原因之一.
有沒有其他更好的轉換工具呢? 筆者個人對這方面沒有研究, 然而即便有, 恐怕一來選擇不多 (因為 .doc 格式為微軟一家公司所專有), 二來價格可能不低 (因為其他公司若要合法讀取 .doc 檔必然需要徵得微軟同意) 或功能不齊全 (例如自由軟體 OpenOffice 與 KWord 都可以讀, 但因為拿不到正確的規格書, 所以支援並不完整) 另外曾有讀者認同筆者觀點, 但發覺沒有可以 「批次處理」的工具, 必須逐一人工轉換, 曠日廢時. 但筆者認為長痛不如短痛: 如果你現在不轉, 只要你繼續使用 .doc 檔, 每代 .doc 檔案格式更新, 就要辛苦一次 (除非你的舊檔案沒有保留的價值) 否則有一天連新版的 word 都沒有辦法讀舊版的 .doc 檔, 你的舊文件備份將全部都變成廢物. 換句話說, 轉換不易不是 .doc 轉成 .html 的問題, 而是使用 .doc 檔的「永續問題」. 辛苦一次, 把它轉成公開的檔案格式, 從此以後你就自由了. 例如筆者的網頁, 原本是「手工打造」, 不太標準的 html 2.0 網頁; 後來靠一個命令:
tidy `find ~/public_html -name '*.*htm*'`
就能夠把所有檔案升級為符合 w3c 標準的 xhtml 格式. [4]
我用格式公開的 .html 檔, 所以我知道將來軟體科技進步, 我的文件檔案格式必須更新時, 必定有很多良性競爭的轉換工具可以讓我選擇.
那麼我建議政府機關與公司行號使用那一套文書處理軟體來取代 MS Word 呢? 即使我對不同軟體之間的優劣作過比較, 也很難給一個完全客觀的建議, 更何況我都不熟 (我的 html 文件全部是用 vi, 一個類似記事本的簡單工具打出來的). 我個人認為最重要的判斷原則是: 它所產生的 .html 檔, 是否離標準格式不遠, 可以用 tidy [4] 處理? 至於軟體, 我只知道目前 StarOffice 對於 .doc 檔的支援似乎比較完整 (方便你將現有的 .doc 文件轉出來); 而 AbiWord, SiagOffice, KOffice, OpenOffice 等等則是跨越作業平台, 程式原始碼開放的自由軟體 [5], 待他們成熟之後, 也可能是我會推薦給一般社會大眾的軟體. 但是其實只要大家都使用公開的 html 格式來儲存/交換資訊, 選擇合適順手的軟體, 應該是每個人的自由. 就像每個單位甚至個人都有權利自己選擇電話機的品牌一樣, 只要大家都使用相同的電話線接頭, 不需要有所謂的「指定品牌電話機」. 企業內部甚至可以允許每位員工選擇繼續使用 6.0 版, 97 版, 或 2000 版等等不同, 不統一版本的 MS Word 來編輯, 然後儲存成 .html 檔. 來交換. 要不要用 MS Word 不是重點. 軟體不是重點. 重點是你所採用的 檔案格式 是否允許你方便地與他人交換, 允許你拒絕升級軟體, 是否允許你改用其他軟體.
找出一套替代 Word 的文書處理軟體, 並且全面推廣/規定全國使用, 是否有必要呢? 我建議可以想想看孫中山先生會怎麼回答這個問題: 「我們不要溥儀做皇帝, 那應該要讓誰來做皇帝呢? 」
一旦你決定改用 .html 格式存檔, 你會發現你對軟體的選擇不僅止於文書處理軟體 -- 任何作業系統上的任何製作網頁的工具, 也都在你的選擇之列. 除了知名 (但品質未必好) 的 MS FrontPage 與 Netscape Composer 之外, 你也可以在 sourceforge.net 或是 freshmeat.net 底下搜尋 html editor, 找到很多編輯軟體. 雖然目前很多還不支援中文; 有些還沒有 MS Windows 版 (也許該認真考慮把躲在公司角落裡的 Linux 或 FreeBSD 伺服器改裝成桌上型電腦了?) 光是知道 .doc 檔之外的世界有多麼自由, 就非常令人興奮了. 而且從實際的角度考量, 你還有很多編輯 .html 檔的版權專屬軟體可以選擇.
我用格式公開的 .html 檔, 我有選擇不同文書排版軟體, 甚至是網頁製作軟體, 來製作/處理文件的自由
目前的網頁排版軟體或許沒 Word 對文件版面的控制來得細膩; 至於基本的文字、圖表、字體等等功能, 網頁排版軟體未必遜色. 更何況隨著 html 檔案格式與相關技術的進步, 網頁排版軟體的成熟只是時間的問題. [6] 企業對外的窗口, 或許需要不斷更新, 買一兩套最新版的 Word 以滿足客戶的要求; 至於自己內部看的文件,"外觀" 比 價格 / 效率 / 交換方便 / 容易拒絕升級 / 有許多軟體可以選擇 更加重要嗎? 只因為堅持要用少數只有 .doc 有, 而 .html 沒有的功能, 值得付出這麼多的代價嗎? 如果你遇到連網頁排版軟體都無法解決的版面問題, 那麼, 恕我直言, 在大多數情況下, 需要考慮放棄的可能不是網頁排版軟體, 而是這個僵硬的文件格式規定或排版習慣. 我只能說我個人認為文件的內容與攜帶的資訊及可攜性比文件的外觀重要. 更何況在這個網路時代, 讓所有的文件作隨時可以上網的準備不是比較有前瞻性嗎?
我用 html 檔, 所以我所有的文件隨時都可以上網公佈.
就像醫師建議大家不要抽煙, 不要 吸毒 一樣, 我也建議大家避免使用 .doc 檔. 當然選擇繼續抽煙, 或選擇繼續使用 .doc 檔, 這是你個人的自由; 但也請你尊重別人拒抽二手煙, 拒用 .doc 檔的自由.
不使用 Word 或只有舊版 Word 的朋友們, 下次再收到讀不出來的 .doc 檔時, 該怎麼辦? 寄件人可能不不了解 .doc 檔的陷阱, 所以請不要責怪他; 但是「禮貌而堅定地拒收 .doc 檔」, 是你的權利. 請把這篇文章的 URL 給他, 把這個 html 檔寄給他, 或乾脆印出來給他看, 告訴他: 「我沒有辦法讀你的 .doc 檔, 請不要強迫我買 MS Word」.
後記
感謝 simon 與 imacat 及網路上許多朋友的建議與指教; 感謝 shipei, minipai, 古墓劍仙 提供/修改圖案.
筆者邀請大家選一個 [我不用 .doc 檔] 圖案 貼到您的網頁上, 並用 hyperlink 指向本文.
其實 .doc 檔不是唯一的問題, 只是非資訊人員最容易遇到的問題; 最重要的還是大家應該尊重「公開檔案格式與通訊協定」的觀念. 有興趣深究的讀者請參考另一篇拙作: 「維護接駁資訊的權利, 消費者自求多福」 http://www.cyut.edu.tw/~ckhung/published/013if.shtml 上面提到的賣關子, 在「維護」一文當中有解答.
參考資料
http://www.cyut.edu.tw/~ckhung/resource/index.shtml#ms_tricks
http://www.w3.org/TR/
http://byte.com/features/1999/03/win98priv1.html href="http://www.news.com/News/Item/0,4,33413,00.html http://security.pharlap.com/regwiz/index.htm
http://www.w3.org/People/Raggett/tidy/
http://www.abisource.com/, http://siag.nu/, http://www.koffice.org/kword/, http://www.openoffice.org/ (台灣映射: http://toget.pchome.com.tw/intro/business_suite/13037.html, http://toget.pchome.com.tw/intro/unix_texteditor/10876.html )
例如 Cascading Style Sheet 技術 http://directory.google.com/Top/Computers/Programming/Internet/CSS
http://slashdot.org/features/99/06/25/1810223.shtml
http://www.linuxfab.cx/indexNewsData.php?NEWSID=1943 "真正微軟殺手 ─ 開放性檔案格式"
http://lwn.net/2000/0504/backpage.phtml, 搜尋 "Protocols, APIs and File Format Libraries".
The Microsoft-Free Office 困難在那裡? 對於永續經營自己的企業有沒有幫助?
http://officeupdate.microsoft.com/2000/downloadDetails/Msohtmf2.htm 如何把 doc 檔存成 html 檔, 讓檔案變得很小.
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作者: 朝陽科技大學 資訊管理系 洪朝貴
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