一位電腦公司老闆，行事講求機動及彈性，他的座右銘是「計劃，趕不上變化！」所以緊急時也全憑造化。


有一次我到南部出差，回程時在機場遇見他。由於當天班機客滿，沒有事先訂機位的他，搖著圓圓胖胖的身體，在各航空公司的櫃檯前奔波，急得像熱鍋上的螞蟻。


登機時間到了，事先已經確認機位的我，愛莫能助，只好先行劃位，先行登機。


起飛前最後一秒鐘，我看到他以十分驚險的姿態，成為本班機的最後一名乘客。汗水淋漓地提著他的手提箱衝上飛機，脫下西裝外套、放置好手提箱，他對我揮揮手，驕傲地以手指比出「V」勝利的標誌，一臉驕傲。


恭喜他的同時，我看見他的襯衫全溼透了……


• 缺乏時間管理的規劃，才會疲於奔命地忙碌


從事顧問工作多年，讓我有機會見識到許多主管很習慣充當「救火隊員」。因為他們天天趕著處理緊急的事情，匆忙而驚險的程度，像趕著去「救火」一樣，每當撲滅一場或大或小的「火災」，就把自己搞得精疲力竭。


回到豪華辦公室的座位，雙手一攤 ，整個人掛在沙發上，露出詭譎的表情，無奈中有些不明所以的笑意，對我說：「唉！吳顧問，你看，大大小小的事這麼多，什麼事都需要我！」


乍聽之下好像感觸良多，其實他們的內心是有點得意的。


早幾年，當我的社會經驗還不夠的時候，傻傻地以感同身受的體貼回應：「是啊！您真辛苦。」


但最近這幾年，看了很多真實的案例之後，我已經改口了。要是再碰到客戶的主管，常常扮演救火隊員的角色，當他救完火之後跟我抱怨，我反而會幽他一默：「是啊！如果沒時常讓您表現一下，這個職務恐怕很空虛吧！」


不只主管如此，很多職員也是一樣，喜歡在辦公室小跑步，臉上的表情永遠慌慌張張，好像是故意在昭告天下人：「我很認真喔！我很忙哩！」


偏偏好像也是這種人升遷比較快，相對之下，氣定神閒的人彷彿是來辦公室吃閒飯的。以此推論，職位愈高的主管中，救火隊員的比例也就相對增加。


但是，別忘了，職場和人生一樣，講的是路遙知馬力。習慣當救火隊員的人，比較容易把自己的身體搞垮、精神也處在隨時崩潰的邊緣，高血壓、憂鬱症……隨時可能成為往上爬的絆腳石。


• 選擇重要的事情先做，而不是先做緊急的事


針對時常扮演救火隊員的人，時間管理專家史堤芬•柯維（Stephen R. Covey）先生建議：選擇重要的事情先做，而不是先做緊急的事。


當重要的事情都已經在事先處置妥當，自然不會經常發生緊急的事。舉例來說，如果能做好汽車定期保養，碰到在半路上拋錨的機會就不多。周日就寢前，將一週要穿的服裝都準備好，就不會在偶然睡遲了的早晨，急著燙一件縐巴巴的襯衫。事先約好和廠商見面的時間，就不會經常為了應付不速之客，而耽誤手邊應該要進行的事。平日做好充分授權的訓練及準備，就不會經常要幫同事「擦屁股」收拾善後。


愈想表現積極的人，愈有充當「救火隊」的慾望，並以此為「成就感」的來源，造成管理的障礙，也影響自己健康。


事實上，培養辦公室的「救火隊」，應該是屬於「危機處理」的一環，只能「養兵千日；用在一時。」，不可以變成例常工作的常態。


如果，你的生活中每天都在拉警報，表示你的時間管理已經出現大問題了。


如果，辦公室裡的同仁無時不刻都在緊急滅火，表示整個組織管理已經到了必須改革的地步。

這時候，除了需要「時間管理」的訓練之外，還要配合「充分授權」的制度，讓每個人都有能力、也有權利來負責自己的工作，而不是事事請主管幫忙裁決。不但累死主管，還會養出一群永遠無法讀當一面的「軟腳蝦」！


當然，最重要的是：老闆也要改變「績效評估」的標準，別老是把「工作勤奮」獎，頒給救火隊員。畢竟，忙著救火和工作認真是完全不同的兩回事，千萬別被他們的外表所蒙蔽了。

【給自己一片心靈沃土】


選擇重要的事情先做，而不是先做緊急的事。當重要的事情都已經在事先處置妥當，自然不會經常發生緊急的事。